VLAAMSE ARDENNEN... een open regio
Hoe kosten declareren?

Proficiat! Uw project werd goedgekeurd. Het goedgekeurde totale projectbudget werd vastgelegd in de goedkeuringsbrief.

Twee maal per jaar kan u kosten declareren. Dit wil zeggen: de facturen indienen opdat ze terugbetaald kunnen worden. U kan uw declaratiedossier bij de co÷rdinator indienen vˇˇr 15 januari en vˇˇr 15 juli. De aanvaarde kosten worden dan 2 Ó 3 maanden later terugbetaald op uw rekening.

Indien u nog geen kosten wenst te declareren maakt u enkel een voortgangsverslag op.

Lees eerst aandachtig de handleiding voor promotoren vooraleer u uw declaratiedossier indient. Het sjabloon voor het declareren van de kosten vindt u hier, het sjabloon voor het voortgangsverslag hier.

Bij een laatste declaratie dient u ook een eindverslag in.

Checklist declaratiedossier

  • Is het declaratiedossier volledig?
    Papieren versie: voortgangsverslag en excel-document aanvraag cofinanciering, beide in 2-voud en ondertekend
    Kosten en betaalbewijzen telkens aan elkaar geniet, met de bedragen in fluo
    Digitale versie: voortgangsverslag (of eindverslag in geval van einde project) en excel-document aanvraag cofinanciering
  • Is het BTW-statuut correct ingevuld?
    Indien promotor publiek- of privaatrechterlijk (en BTW kan recuperen)
    --> bedragen exclusief BTW declareren
    Indien promotor privaatrechterlijk (en BTW niet kan recuperen)
    --> bedragen inclusief BTW declareren
  • Is het voortgangsverslag in orde?
    Als er wijzigingen zijn, zijn deze aangevraagd?
    Zijn de acties conform het aanvraagdossier?
    Is er een deelnmerslijst voor manifestaties, lezingen en vergaderingen?
    Is er een lijst van de mensen die een opleidingen en vorming gevolgd hebben?
    Is er extra informatie toegevoegd over eventuele activiteiten?
  • Zijn de kosten en betaalbewijzen correct bijgevoegd?
    Vallen de ingediende kosten binnen de projectperiode?
    Behoren de uitgaven inhoudelijk tot het project en stemmen ze overeen met het aanvraagdossier?
    Komen de gegevens in de lijst overeen met die op de kostenbewijzen?
    Stemmen de totalen overeen met de kostenposten?
    Zijn de data, bedragen en rekeningnummers aangeduid in fluo?
  • Zijn de personeelskosten correct aangegeven?
    Is er een activiteitenregister per halve dag toegevoegd van elk personeelslid die op het project werkt?
  • Zijn de overheadkosten correct aangegeven?
    Overheadkosten kunnen ingediend worden via een boekhoudkundige verklaring. De ingevulde en ondertekende tabel dient als kosten- en betalingsbewijs. De facturen en betalingsbewijzen moeten altijd beschikbaar zijn in de boekhouding en kunnen steeds opgevraagd worden bij een controle.
  • Als er met vrijwilligers gewerkt wordt, zijn alle documenten aanwezig?
    Werd het document onbetaald vrijwilligerswerk correct ingevuld?

  • Vergeet ten slotte de wet op de overheidsopdrachten niet!


Het Europees Landbouw- fonds voor Plattelands- ontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland.